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Nuevo Gestor de Expedientes Signe: automatiza la gestión de documentos y simplifica los trámites online
El Gestor de expedientes es la nueva solución de Signe que agrupa las herramientas necesarias para optimizar la gestión administrativa.
Desde Signe seguimos apostando por soluciones que faciliten la transformación digital con plena seguridad y confianza.
Las empresas operan con cientos de documentos cada día, en diferentes soportes y formatos y ubicados en diferentes sitios y plataformas. Gestionar y acceder a esos documentos puede tomar muchas horas del día e implicar tareas tediosas para tu equipo de trabajo.
Nos preguntamos: ¿Cómo darle un giro a esta manera de trabajar?
Ahora hemos conseguido que en un solo aplicativo puedas tener todas las funcionalidades para facilitar los trámites que realizas a diario con tus documentos.
Gestor de Expedientes, una nueva solución by Signe
El Gestor de Expedientes Signe es una plataforma colaborativa que conecta a las personas con una tecnología transversal para gestionar expedientes y automatizar flujos de trabajo permitiendo simplificar el día a día y realizar trámites online.
Centraliza en una única plataforma tus procesos de gestión documental y configura flujos de trabajo mediante estas funcionalidades:
Procesos de datos y documentos
- Genera documentos
- Genera y configura expedientes
- Carga de datos
- Carga de documentos
- Sube y crea plantillas de documentos
- Validación de firmas en documentos
Procesos de flujos de firma electrónica
Firma tus documentos digitalmente mediante:
- Firma electrónica avanzada – Firma digital
- Firma con código OTP/SMS/Mail
- Visto bueno y validación
- Notificaciones electrónicas
- Correo certificado
- Video identificación, evidencias y auditoría
- Trazabilidad de los documentos y formatos con tecnología Blockchain
- Custodia
Todas estas funcionalidades te permitirán en definitiva:
- Cargar documentos y acceder a todos los tipos de firma electrónica adecuadas a la normativa de la UE para firmar tus documentos on-line.
- Generar expedientes y compartir la información verificada con plena seguridad.
- Crear documentos a través de plantillas y generar flujos de trabajo.
- Emitir certificaciones.
- Guiar a tus usuarios para rellenar formularios e incorporar documentos.
- Enviar comunicaciones y notificaciones electrónicas certificadas.
- Custodiar documentos en la nube con la máxima seguridad.
- Trazar, registrar, auditar y certificar tus documentos con tecnología Blockchain.
¿Por qué usar un Gestor de Expedientes?
Con el Gestor de Expedientes podrás organizar, almacenar y gestionar toda la información documental de tu empresa o institución de manera sistemática y accesible.
Optimiza tu trabajo gestionando todos los documentos relacionados con diferentes tipos de expedientes en tu empresa:
Expedientes académicos: gestiona las matrículas, titulaciones y certificaciones académicas, notificaciones e información de tu centro académico.
Expedientes de proyecto: gestiona los documentos y registros asociados con un proyecto específico, cronogramas, informes de progreso, presupuestos, correspondencia y entregables.
Expedientes financieros: registros financieros y contables, como estados financieros, facturas, recibos, registros de pagos, informes de auditoría y cualquier otra documentación relevante para la gestión financiera de la empresa.
Expedientes legales: contratos, acuerdos, documentos de litigios, permisos, licencias y cualquier otro registro necesario para cumplir con los requisitos legales y reglamentarios.
Expediente de proveedores: contratos, acuerdos de servicio, comunicaciones, evaluaciones de desempeño y cualquier otra documentación relacionada con la gestión de proveedores.
Ventajas del Gestor de Expedientes Signe
1. Todo en un solo lugar
Almacena todos tus documentos y expedientes en un solo lugar. Accede a diferentes herramientas y mecanismos de identidad digital para realizar trámites online con plena seguridad y validez legal.
2. Mayor eficiencia en los procesos
Automatiza flujos de trabajo relacionados con la gestión de documentos, como la aprobación de documentos, notificaciones y la gestión de tareas para agilizar trámites con el Estado y otras empresas.
3. Plena seguridad
Trabaja con tranquilidad y opera cumpliendo las normativas y regulaciones más exigentes en temas de certificación digital, seguridad y protección de datos.
4. Completo control sobre tus documentos
Gestiona todo el ciclo de vida de tus documentos: creación, revisión, archivado y eliminación. Accede a una completa trazabilidad certificada de los eventos ejecutados.
5. Unificación de procesos
Facilita la colaboración entre equipos. Elimina las redundancias e ineficiencias permitiendo la edición conjunta de documentos, el seguimiento de cambios y la gestión de versiones. Todo siempre en una única plataforma.
6. Fácil integración
Integra el Gestor de Expedientes con tus sistemas corporativos existentes como ERP, CRM y correo electrónico. Optimiza la eficiencia y mantiene la coherencia de los datos en toda tu organización.
Nuestro Gestor de Expedientes no solo mejora la eficiencia operativa, sino que reduce la carga de trabajo en tareas de creación, gestión y firma de documentos. Es una herramienta esencial para cualquier organización que desee gestionar sus documentos y registros de manera eficiente, segura y conforme a las normativas.
Ahora que es posible, deja que la tecnología trabaje por ti. Ha llegado el momento de dar un giro a tu forma de trabajar.