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Sellado de tiempo Signe: cómo reforzar la validez de tus documentos electrónicos
¿Se presentó la oferta dentro del plazo establecido? ¿Qué día exacto se emitió la factura? ¿A qué hora se realizó la transferencia bancaria? El servicio de sellado de tiempo permite operar con tranquilidad y reforzar la vigencia de documentos electrónicos sensibles en un entorno digital.
El sello de tiempo electrónico es la herramienta que permite determinar de manera precisa la fecha y hora en que se firmó un documento electrónico, conforme al Reglamento eIDAS (UE) n.º 910/2014 en Europa, siguiendo así mismo los estándares implementados por otras normas equivalentes a nivel internacional internacional.
Este mecanismo no solo ofrece una capa adicional de seguridad, sino que también refuerza la validez de los documentos a lo largo del tiempo, proporcionando una longevidad superior a la de otras soluciones.
En SIGNE, como Prestador Cualificado de Servicios de Confianza estamos aliados con un Prestador Cualificado de Servicios de sello de tiempo para darte acceso al servicio de sellado de tiempo con pleno respaldo legal en Europa. A continuación, te contamos en qué consiste y cómo lo puedes aplicar para responder a la demanda de estrictos requisitos legales en tu sector.
¿Qué es un sello de tiempo electrónico?
El sello de tiempo electrónico según el Reglamento eIDAS se define como «los datos en formato electrónico que vinculan otros datos en formato electrónico a un momento específico, estableciendo evidencia de que estos últimos existían en ese momento.»
En otras palabras, consiste en una marca o estampa que se inserta en un documento electrónico que permite vincularlo a una fecha y hora específicas, garantizando que dicho archivo no ha sido alterado desde ese momento. Dicho sello de tiempo debe basarse en una fuente de tiempo precisa vinculada al Tiempo Universal Coordinado (UTC).
Con el objetivo de establecer los efectos legales de los sellos de tiempo, el procedimiento para su implementación está regulado en las diferentes jurisdicciones por normas técnicas y legales, con base en protocolos de sellado de tiempo reconocidos a nivel internacional. Esto asegura que la información sea precisa y confiable. Además de certificar la fecha y hora de su implementación, el sello refuerza la seguridad técnica del documento, puesto que impide su alteración sin detección.
El sellado de tiempo en España
Los términos “sellado de tiempo” o “sello de tiempo” suelen usarse de manera indistinta para denominar comúnmente a los sellos de tiempo electrónicos. Sin embargo, se podría decir que técnicamente el sellado de tiempo se refiere al servicio electrónico de confianza y que el sello de tiempo es como tal la marca que se estampa en el documento.
El Reglamento eIDAS es la normativa que rige los sellos de tiempo en toda la Unión Europea, incluida España. Este marco legal unifica los estándares de identificación electrónica y servicios de confianza, garantizando, entre otros, que los sellos de tiempo emitidos por prestadores cualificados de este servicio sean reconocidos en todos los Estados miembros.
En España, la Ley 6/2020 se acoge al Reglamento eIDAS, estableciendo los requisitos específicos para los servicios de confianza en el país y determina al Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital como la entidad encargada de supervisar la actividad de los organismos de evaluación de la conformidad y entidades certificadoras.
Tipos de sellos de tiempo
Existen distintos tipos de sellos de tiempo que varían según los métodos que utilizan para ser emitidos y sus características. Los más comunes son:
- Sello de tiempo simple: generado de forma automática por aplicaciones de software o sistemas operativos. Su validez depende de la confianza depositada en el proveedor del servicio.
- Sello de tiempo cualificado: es un sello de tiempo emitido por un Prestador Cualificado de Servicios de Confianza acreditado, según la normativa eIDAS. Se genera utilizando una firma electrónica avanzada o un sello electrónico avanzado (en ambos casos utilizando un certificado electrónico cualificado), lo que garantiza el máximo nivel de seguridad y confiabilidad. Esto asegura la integridad y autenticidad de los datos, otorgándoles pleno valor legal.
En la Unión Europea un sello de tiempo es emitido por una Autoridad de Sellado de Tiempo TSA (Time Stamp Authority) que actúa como Prestador de Servicios de Confianza. Estas entidades deben estar listadas en el EU Trusted List.
El sellado tiempo y cómo agrega validez a la firma digital
Aunque un documento firmado digitalmente ya tiene validez en el momento de su firma, la adición de un sello de tiempo le otorga mayor fiabilidad y longevidad. En muchos casos, los certificados digitales tienen una vigencia limitada, generalmente hasta cinco años, dependiendo de la normativa de cada país de la EU o los estándares aplicables.
Cuando se integra el sello de tiempo con la firma digital, el documento obtiene una nueva capa de seguridad que permite comprobar la validez de la firma más allá de la fecha de expiración del certificado original. Esto convierte al sello de tiempo en una herramienta crucial para verificar que la firma de un documento siga siendo válida incluso años después del momento de la firma.
La vigencia y re-firmado del sello de tiempo
Uno de los mayores beneficios del sello de tiempo es la capacidad de extender el período durante el cual se puede verificar la validez de la firma, incluso más allá de la expiración de los certificados digitales. La normativa eIDAS define el proceso de renovación o re-firmado que permite mantener la vigencia de los documentos en el tiempo.
En lugar de depender exclusivamente de la fecha de expiración del certificado, el sello de tiempo puede mantenerse válido durante un período extenso, que en algunos casos puede superar los diez años. Este proceso asegura que se pueda verificar la validez de los documentos a largo plazo, incluso cuando los certificados digitales originales hayan expirado.
¿En qué momentos es necesario usar los sellos cualificados de tiempo con la firma digital?
El uso de sellos de tiempo junto con la firma digital es clave en operaciones electrónicas donde la trazabilidad, la seguridad jurídica y la validez probatoria son esenciales para prevenir el fraude y problemas legales en el futuro.
Estos son algunos escenarios donde se hace necesario aplicar sellos de tiempo:
Contratos y acuerdos: aseguran que el documento firmado existía en una fecha y hora determinada, evitando disputas sobre modificaciones posteriores.
Transacciones financieras y contables: en auditorías o registros contables, los sellos de tiempo garantizan la obtención de evidencias en un momento temporal determinado y la integridad de la información.
Registro de evidencias electrónicas: en litigios o procesos judiciales, los sellos de tiempo fortalecen la validez probatoria de correos electrónicos, facturas electrónicas, contratos y acuerdos, registro de propiedad intelectual, entre otros documentos digitales.
Presentación de documentos ante organismos públicos: para garantizar procesos transparentes y confiables, las administraciones públicas en algunos países han comenzado a exigir el uso obligatorio de sellos de tiempo para realización de algunos de sus trámites. Estos aseguran la autenticidad e integridad de documentos sensibles, como la presentación de ofertas y licitaciones públicas, notificaciones oficiales, actas y resoluciones administrativas, documentos judiciales, entre otros trámites administrativos.
Certificación y trazabilidad académica: en el sector educación, los sellos de tiempo garantizan la autenticidad de títulos electrónicos, actas de grado, certificados académicos, calificaciones, expedientes; la autoría y la fecha de creación de investigaciones académicas.
Por ejemplo, en SIGNE, este es uno de los casos de uso más comunes: por medio del servicio eTítulo para universidades y centros de formación, aplicamos sellos de tiempo para garantizar la emisión, autenticidad e integridad de títulos y documentos académicos electrónicos.
Esto nos permite certificar la fecha exacta de su creación, asegurando su validez legal y evitando cualquier alteración o falsificación. Además, los sellos de tiempo facilitan su verificación por parte de otras universidades, empleadores y organismos reguladores, brindando mayor confianza en los procesos de certificación académica digital.
Cómo acceder al servicio de sellado de tiempo SIGNE
El servicio de sellado de tiempo se ofrece por medio de dos modalidades:
Web service: una vez se contrata el servicio, nuestro equipo de soporte generará el usuario y contraseña que le da acceso al sello de tiempo. Luego, podrás integrarlo en tu sistema y aplicarlo a los documentos que necesiten certificación temporal.
Software de firma electrónica: nuestra plataforma URUK te ofrece una solución completa que incluye firmas electrónicas, certificados digitales y sellos de tiempo cualificados, permitiéndote gestionar la firma y validación de documentos de manera segura y eficiente.
Contacta con nuestro equipo y evaluaremos cuál es la alternativa que mejor se adapta a tus necesidades.